Plano de contingência: o que é e para que serve?

Crises, crimes e instabilidades podem acontecer em qualquer empresa. Nenhuma está imune a ser invadida, furtada ou até mesmo a ter os seus dados roubados. É preciso ter isso em mente, equipando a companhia para evitar, mas tendo uma alternativa em mãos caso seja inevitável.

E se alguém invadir o seu negócio e roubar documentos importantes, ou um colaborador que cometer um erro e prejudicar toda a produção, quais são os seus próximos passos?

Plano de contingência é algo que precisamos ter para evitar o risco de todo o negócio ir abaixo, torcendo para nunca ser necessário. Venha conferir tudo sobre o tema. Compreenda o que é e para que serve na prática. Boa leitura!

O que é e para que serve o Plano de Contingência?

O plano de contingência é um documento com processos, planos, ações e tarefas a serem executadas caso um evento inesperado aconteça. Para entender melhor o conceito, tenha em mente que nada é previsível no mercado, mas tudo é provável.

As chances de a sua empresa ser invadida, saqueada ou ter um colaborador ferido podem ser ínfimas, mas se isso acontecer, significa um prejuízo imenso para o negócio.

Pode parecer uma conversa catastrofista, no entanto, saiba que tudo isso pode acontecer e ninguém está imune. O plano de contingência não pode prever quando isso acontecerá, nem se acontecerá, porém, caso o cenário se confirme, já há um plano e uma estratégia para superá-lo.

Quando usar o plano de contingência?

Pode parecer um documento muito abrangente e de difícil elaboração. De fato, possui os seus desafios, uma vez que é necessário prever situações indesejáveis, e que podem nem estar no radar da maioria das empresas. No entanto, diz respeito aos processos-chave.

Por exemplo, se alguém assaltar a sua loja, a primeira coisa a ser feita é chamar a polícia ou equipe de segurança? Depende de uma série de fatores, e o plano de contingência irá responder essa dúvida. No entanto, superada essa questão, quais são os próximos passos?

O seu plano de contingência deve ser rapidamente acionado quando o evento indesejado afeta negativamente os processos da empresa. Se o delito envolver a subtração de um computador central, interromperá todo o cronograma de trabalho, então, quais serão os seus caminhos para reverter?

Pode ser, utilizar dados armazenados em nuvem, ou até mesmo um backup feito previamente que pode ser instalado em qualquer outra máquina. Dado esse cenário, você consegue imaginar os riscos de não se preparar para isso.

O plano de contingência não é algo a ser acionado em cada pequeno desafio, mas em momentos estratégicos que podem comprometer seriamente o seu negócio e os seus colaboradores.

Ele é abrangente, uma vez que quanto mais riscos traçados melhores você pode se preparar, paradoxalmente, é assertivo e limitado. De nada adianta listar todos os problemas e não possuir soluções viáveis e realistas para cada um deles.

O que deve conter no plano de contingência?

O plano de contingência é um documento elaborado, preferencialmente, pelas lideranças de uma empresa e especialistas, no entanto, é fundamental ouvir os colaboradores. Quanto mais opiniões, maiores são as chances de identificar os riscos reais.

Por exemplo, se a sua loja está em uma região com incidência de alagamentos no verão, esse é um risco que precisa ser colocado no papel. 

Esses são exemplos extremos para que você compreenda que não há um manual para um plano de contingência (PC), uma vez que tudo depende da sua localização e contexto do negócio. Uma companhia que atua com trabalho híbrido, terá maior preocupação com a segurança digital do que um restaurante 100% físico.

Dessa forma, a primeira coisa a ser descrita no seu PC, são só riscos reais do negócio, e de preferência, organizados por prioridade. Essa prioridade é definida por duas coisas, quais são as chances reais de que o evento aconteça, e o quanto você pode intervir nessa situação.

Desastres naturais são inevitáveis e incontroláveis, porém, com a tecnologia atual, altamente previsíveis. Dessa forma, o seu plano de contingência precisa contar com ações preventivas, por exemplo, a construção de móveis com pés mais altos, que em caso de alagamento, não são danificados.

São pequenos detalhes que precisam ser levados em conta.

Já para a violência urbana, como furtos e roubos, é extremamente imprevisível e inevitável. Se o bandido está observando a sua loja há um tempo, identificará pontos vulneráveis, se houverem.

Você precisa se antecipar e identificá-los para corrigi-los. Se as câmeras de segurança param de funcionar no meio da noite, como entrar em contato com a empresa? Se há um indivíduo suspeito na sua loja, como informar aos seguranças sem chamar a atenção?

Todos esses aspectos são fundamentais e precisam ser levantados. Como a violência urbana é um tema muito amplo, é preciso contar com empresas especializadas que possam ajudá-lo nesse processo, além de serem parceiras na rotina.

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